Notatka redaktora: To jest wpis gościnny z Ethan Waldman z Blog trenera chmury
Szanse na kalkulator bliźniaków
Istnieje fałszywe wyobrażenie na temat bałaganu, które chciałbym wyjaśnić: pogląd, że bałaganem mogą być tylko przedmioty fizyczne. Wierzę, że żyjemy w epoce cyfrowego bałaganu i moją misją jest pomóc Ci go uniknąć.
Oto problem
Łatwo jest zająć się fizycznym bałaganem w naszym życiu, ponieważ jest on wszędzie. Zajmuje miejsce w naszych szafach, półkach i sypialniach. Pojawia się na rachunkach naszych kart kredytowych w postaci nowych zakupów, opłat za zwłokę i subskrypcji.
Fizyczny bałagan w naszym życiu jest wszechobecny i uniemożliwia nam bycie szczęśliwym, wykonywanie pracy i prowadzenie bardziej satysfakcjonującego życia. Witryny takie jak AnimalSpiritual służą ważnemu celowi: zwalczaniu kultury bałaganu, w której żyjemy.
Uważam jednak, że istnieje inna forma bałaganu, mniej widoczna, ale równie wszechobecna: bałagan cyfrowy.
Trudniej rozpoznać cyfrowy bałagan
Problem z bałaganem cyfrowym polega na tym, że znacznie łatwiej jest go usunąć. Ponieważ przestrzeń dyskowa jest tak tania i łatwo dostępna, możemy po prostu kupić kolejny zewnętrzny dysk twardy za 79 dolarów i nadal przechowywać na nim więcej badziewia.
W tym roku hitem była chmura obliczeniowa, a możliwość przechowywania dokumentów, zdjęć i muzyki online to ogromna wygoda. Jest to jednak także kolejna okazja do ukrycia cyfrowego bałaganu tam, gdzie nie będziemy go widzieć przez cały czas.
Każdy ekspert od bałaganu powie Ci, że nawet jeśli bałagan nie patrzy Ci prosto w oczy, może odcisnąć na Tobie emocjonalne piętno. Możesz nadal czuć poczucie winy związane ze stosem poradników w swojej szafie, nawet jeśli nie zaglądałeś do nich przez 3 lata.
Myślę, że to samo dotyczy bałaganu cyfrowego. Po prostu zastąp tę szafę, piwnicę lub strych zewnętrznymi dyskami twardymi i pamięcią masową w chmurze — bałagan to bałagan.
Gdzie bałagan cyfrowy jest najgorszy?
Istnieje wiele obszarów, w których bałagan cyfrowy może stanowić problem, ale chciałbym się skupić szczególnie na e-mailach. Bałagan w wiadomościach e-mail jest gorszy niż inne formy bałaganu cyfrowego z kilku powodów:
1. Większość ludzi codziennie korzysta z poczty elektronicznej
2. Poczta elektroniczna to centrum komunikacji naszych firm, życia społecznego i relacji
3. Chociaż możemy częściej wchodzić w interakcje społeczne na Twitterze i Facebooku, najwięcej akcji otrzymujemy za pośrednictwem poczty elektronicznej, więc wiadomości są znacznie bardziej skłonne do nawarstwiania się.
Zgodnie z tematem „Bądź więcej za mniej”, chciałbym zaproponować kilka technik pozwalających zmniejszyć bałagan w wiadomościach e-mail, aby móc żyć bez bałaganu cyfrowego. Potraktuj to jako wstęp do uporządkowania bałaganu w wiadomościach e-mail.
Zrezygnuj z subskrypcji
Przejrzyj swoją skrzynkę odbiorczą i poszukaj biuletynów, e-maili promocyjnych, powiadomień o zakupach itp. Otwórz każdą wiadomość i zadaj sobie pytanie, czy ten e-mail naprawdę Ci służy – czy możesz zdobyć te informacje w inny sposób?
Jeśli tak, rozważ rezygnację z subskrypcji. Wypisz się z tak wielu list, jak tylko możesz. Innym sposobem na ograniczenie jest wyłączenie powiadomień e-mail z Facebooka, Twittera i LinkedIn. Dlaczego musisz otrzymywać e-mail za każdym razem, gdy zdobywasz nowego obserwującego? Ograniczając liczbę tych automatycznych wiadomości, możesz zmniejszyć ilość szumu w wiadomościach e-mail. W ten sposób to, co faktycznie trafi do Twojej skrzynki odbiorczej, jest naprawdę ważne.
Omówię ten proces bardziej szczegółowo w pliku free Wyślij e-mail do zestawu Ninja zasób, w tym sugerowane wyszukiwane hasła i wskazówki, jak szybko zrezygnować z subskrypcji.
Wysyłaj mniej e-maili
Jednym ze sposobów ograniczenia ilości otrzymywanych wiadomości e-mail jest zmniejszenie liczby wysyłanych wiadomości e-mail. Dla mnie oznacza to, że nigdy nie klikamy „Odpowiedz wszystkim”. Odpowiedz wszystkim na e-mail to pewna gwarancja, że otrzymasz w zamian wykładniczą liczbę e-maili — e-maili, które będziesz musiał przejrzeć, aby znaleźć elementy działania lub ważne informacje.
Przed wysłaniem e-maila zadaję sobie pytanie, czy nie można by tego lepiej obsłużyć za pomocą szybkiej rozmowy telefonicznej lub SMS-a. W pewnym sensie wysłanie e-maila po prostu odkłada rozmowę, którą możesz toczyć w tej chwili.
Jeśli nie masz innego wyjścia, jak wysłać wiadomość e-mail, staraj się, aby była ona krótka i na temat. Prawdopodobnie dostaniesz w zamian coś krótkiego i na temat. Jeśli piszesz powieść, nie oczekuj zwięzłej odpowiedzi.
Zorganizować
Jedną z rad, które daję wszystkim moim klientom, jest to, że organizacji nie zaczyna się, gdy panuje bałagan. Kiedy rozpoczynasz nowy projekt lub korespondencję, która będzie generować dużo e-maili, od razu utwórz folder lub etykietę dla tego projektu — nie czekaj, aż będziesz mieć 5 lub 10 wiadomości, zanim utworzysz dla nich dom.
Jeśli masz Gmaila, możesz nawet zautomatyzować cały proces organizacyjny, dzięki czemu nie musisz już ręcznie umieszczać wiadomości e-mail w odpowiednich folderach (więcej na ten temat w Zestawie Email Ninja).
Możesz zdecydować się na niepochowanie
Ciągłe zakopywanie się w e-mailach to wybór, a nie przypadłość. Uznając, że Twoje obecne metody i działania przyczyniają się do cyfrowego bałaganu w Twoim życiu i przyjmując nowe techniki, możesz rozpocząć życie z mniejszym cyfrowym bałaganem.
Jak cyfrowy bałagan w wiadomościach e-mail wpływa na Twoją produktywność? Twoja firma? Twoje życie? Daj nam znać w komentarzach.
Ethan Waldman pomaga ludziom żyć i pracować w harmonii z technologią Blog trenera chmury . W tej chwili wiele osób korzysta z jego bezpłatnego Wyślij e-mail do zestawu Ninja aby wyzwolić się z piekła e-mailowego.