Jak uporządkować pocztę – 7 sposobów, w jakie profesjonalni organizatorzy zapobiegają gromadzeniu się przesyłek
Od listów i rachunków po zaproszenia, reklamy i nieuniknione „śmieci” – porządkowanie poczty może być czasochłonnym zadaniem, szczególnie jeśli wymaga najpierw uwagi. Ignorowanie tego z pewnością wydaje się łatwiejszą opcją, ale problem z pocztą polega na tym, że ciągle się pojawia. Te stosy wkrótce się ułożą i nie będą wyglądać ładnie – niezależnie od tego, jak starannie je ułożysz.
Co ważniejsze, istnieje również ryzyko, że przeoczysz coś ważnego. Najbardziej efektywny pomysły na organizację domu to te, które utrzymują zarówno Twój dom – jak i Twoje życie – w dobrym stanie, więc jeśli chodzi o pocztę, najważniejsze jest ustanowienie rozsądnego systemu sortowania.
Jak uporządkować pocztę
„Powiedziałbym, że największym problemem, jaki należy pokonać, jeśli chodzi o pocztę, jest mentalność „zobaczę później”. Zawsze lepiej to zrobić od razu, a jak już wyrobisz w sobie nawyk, to nie będziesz się zastanawiać dwa razy” – mówi profesjonalny organizator Miriam Ortiz i Pino , założycielka More Than Organized.
Wygląda więc na to, że organizowanie poczty jest zaskakująco łatwe, jeśli wiesz, jak to zrobić. Sztuką jest być z tym konsekwentnym. Aby dowiedzieć się więcej, przepytaliśmy ekspertów.
Jeśli jesteś w ciąży, możesz nadal dostać swój okres(Zdjęcie: obrazy Getty)
1. Ustaw „miejsce zrzutu”
Niezależnie od tego, czy sortujesz pocztę w ramach zorganizowanie kuchni lub w domowym biurze, miej jedno wyznaczone miejsce, w którym będziesz je przechowywać i otwierać. Zapewnij sobie dużo miejsca na ustawienie tac lub koszy do układania w stosy, które będą pełnić funkcję sortownika poczty lub jeśli organizowanie małych przestrzeni jak stół konsolowy lub wąski korytarz , wypróbuj prosty uchwyt na listy lub a naścienny organizer poczty, taki jak ten od Amazon .
Czy infekcja drożdżakowa może powodować ciążę
„Uwielbiam takie projekty z wieloma przegródkami, dzięki czemu możesz oddzielić pocztę do załatwienia (np. rachunki) od poczty, którą należy wyrzucić lub poddać recyklingowi, a wszystko to przy jednoczesnym utrzymaniu porządku na ladach” – mówi ekspert ds. remontów, Tom Nolan , założyciel Dom All Star .
2. Sortuj pocztę zaraz po jej otrzymaniu
Nie ma nic bardziej stresującego niż stosy nieotwartych przesyłek, więc gdy tylko wyjmiesz je ze skrzynki pocztowej, będziesz chciał przynajmniej szybko je posortować – oszczędza to kłopotów sprzątanie blatów też cały czas. Profesjonalny organizator Jana Arkwrighta , założycielka Before & After Organizing by Jan, zaleca zaszczepienie zasady „dotknij raz”, aby uporządkować swoją skrzynkę pocztową.
„Większość ludzi uważa, że oznacza to natychmiastowe odebranie listu i podjęcie działań. Choć może się to wydawać rozsądne, w rzeczywistości jest to dość niezrównoważone. Nie zawsze mamy czas, aby od razu odpowiedzieć na zaproszenie lub zapłacić rachunek, więc zamiast tego w ogóle tego nie odbieramy, co jest dokładnym przeciwieństwem tego, co staramy się osiągnąć” – mówi. mówi.
„Tak naprawdę oznacza to podjęcie decyzji. Czy zostaje czy odchodzi? Jeśli pozostanie, czy trzeba coś z tym zrobić? A może po prostu na razie się tego trzymaj? Jest to o wiele bardziej wykonalne. Odrzucając to, czego nie potrzebujesz, już zmniejszyłeś swoją listę zadań do działania o połowę, co zwiększa prawdopodobieństwo, że wykonasz zadanie, zamiast ciągle je odkładać.
3. Porzuć śmieci
Idealnie byłoby, gdybyś miał kosz na śmieci w pobliżu „miejsca wrzucania”, dzięki czemu możesz od razu pozbyć się śmieci. „Pamiętaj, aby przed wyrzuceniem do kosza na śmieci zniszczyć wszystko, co zawiera dane osobowe lub informacje wrażliwe” – przypomina Millie Hurst, redaktorka działu Floraloasis.
Jeśli otrzymujesz kupony, katalogi lub ulotki z miejsc, które nie są już interesujące, nadszedł czas, aby zrezygnować z subskrypcji. Nie odkładaj tego na później, zrób to teraz. Możesz także poprosić o usunięcie z ogólnych list mailingowych – Biuro lepszego Biznesu zawiera więcej porad na ten temat, które pomogą Ci pozbyć się bałaganu papierowego.
„Powracającymi tematami są tu natychmiastowość i zmniejszenie ilości dokumentów Właściwie wymaga Twojej uwagi. Tylko to powinno zająć miejsce w Twoim domu – radzi profesjonalny organizator Amandę Wiss , założyciel Urban Clarity.
4. Wprowadź system archiwizacji
Jeśli w Twoim gospodarstwie domowym jest wiele osób, dobrym pomysłem jest kategoryzowanie poczty zaraz po jej otrzymaniu, aby nie została przeoczona. Przydzielenie schowka każdemu członkowi rodziny zapewnia schludny pomysł na przechowywanie w korytarzu, chociaż tace i kosze sprawdzają się równie dobrze i można je przechowywać w dowolnym miejscu.
Czy masz skurcze przed pęknięciem wody
Inną opcją jest segregowanie poczty według typu. Sposób kategoryzowania zależy wyłącznie od Ciebie i prawdopodobnie będzie się różnić w zależności od gospodarstwa domowego. Chociaż nie ma „właściwego” sposobu, popularne kategorie obejmują: rachunki do zapłacenia, dokumentację gospodarstwa domowego, korespondencję osobistą, pojazdy i potwierdzenia zwrotu.
„Jeśli masz dzieci w szkole, warto mieć drugi system archiwizacji, w którym będą się znajdować sprawozdania, arkusze i formularze wymagające podpisu. Być może nie dotrze pocztą, ale jest równie ważny” – mówi profesjonalny organizator Lauren Saltman , założycielka Living.Simplified.
5. Wyznacz dzień na rozmowę z administratorem
Strzał RSV dla dzieci(Źródło zdjęcia: zdjęcie Elicyon Patrick Williamson)
Niezależnie od tego, czy jest to raz dziennie, czy raz w tygodniu, wygospodarowanie czasu na pracę nad pocztą, która wymaga nieco więcej wysiłku, zapewni terminową reakcję. Pozwolenie na to, aby się narosło, spowoduje jedynie przytłoczenie, więc ustal regularnie odbywające się spotkanie w swoim kalendarzu jako przypomnienie – i trzymaj się go.
6. Pozbądź się papierowych rachunków
Wybranie korespondencji cyfrowej to jeden z najlepszych sposobów na ograniczenie bałaganu papierowego – a także lepszy dla środowiska. Większość dostawców oferuje obecnie tę usługę, ale jeśli jesteś już klientem od jakiegoś czasu, musisz się z nimi skontaktować, aby zmienić swoje preferencje. Idąc dalej, zawsze zaznacz pole „kontakt przez e-mail”.
Korzyści z czerwonej maliny ciąży
Opcjonalnie można także otrzymywać czasopisma, gazety i katalogi w formie cyfrowej. Jeśli wolisz czytać wersję papierową, rozważ zrobienie zdjęć swoich ulubionych artykułów, a następnie oddaj je do recyklingu, gdy tylko skończysz czytać.
„Użyj skanera, aby zdigitalizować pocztę, którą musisz przechowywać przez dłuższy czas, na przykład ważne dokumenty podatkowe lub informacje o ubezpieczeniu zdrowotnym. Dzięki temu ich nie zgubisz, a także zmniejszysz bałagan” – mówi profesjonalna organizatorka Christina Giaquinto, ambasadorka marki Szafy modułowe .
7. Przechowuj kupony pod ręką
Ogólną zasadą jest, że pocztę najlepiej przechowywać w jednym miejscu, ale kupony i vouchery stanowią wyjątek. Nie ma nic gorszego niż uświadomienie sobie, że możesz zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy, jeśli znalazłeś tę ulotkę kilka dni wcześniej…! Zbierz całą pocztę promocyjną i przechowuj ją w łatwo dostępnym miejscu, a następnie wyrób sobie nawyk sprawdzania jej przed udaniem się do sklepu.
Często zadawane pytania
Jak uporządkować rachunki i listy?
Kontrolowanie poczty dzięki rozsądnemu systemowi archiwizacji to najlepszy sposób na uporządkowanie rachunków i listów oraz zapewnienie terminowej odpowiedzi na nie. Aby zrobić to skutecznie, musisz sortować pocztę od razu po jej otrzymaniu – nie odkładaj tego na później. Sortowanie niekoniecznie oznacza „działanie”, raczej kategoryzujemy je, abyś wiedział, z czym masz do czynienia.
Możesz pozbyć się śmieci od razu, ale raz dziennie lub raz w tygodniu poświęć trochę czasu na zajęcie się czymś zaległym; niezapłacone rachunki, potwierdzenia zwrotu, potwierdzenia uczestnictwa i tak dalej. Wybierz korespondencję cyfrową, dzięki której możesz kontynuować korespondencję, ograniczając pocztę do minimum; w ten sposób jest dużo bardziej prawdopodobne, że utrzymasz się na szczycie.
Podobnie jak w przypadku większości zadań związanych z organizacją, także w przypadku utrzymywania porządku w poczcie należy zachować równowagę między praktycznością a ładnym wyglądem. Tam, gdzie to możliwe, wybieraj stylowe organizery i nie wrzucaj przypadkowych liter, tylko poświęć czas na ich dokładne ułożenie.
Jeśli masz miejsce, możesz nawet założyć własną małą domową stację pocztową, wyposażoną w puste koperty, znaczki pocztowe, papier pakowy i taśmę klejącą – będziesz zaskoczony, jak oszczędza to czas!